Workshop dapat menjadi wadah yang sangat bagus untuk pembelajaran yang interkatif, bertukar pikiran, serta membangun hubungan. Oleh karena itu, workshop yang diadakan harus relevan dan tepat sasaran sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
Untuk membuat workshop yang tepat sasaran, diperlukan beberapa perencanaan yang harus disiapkan sebelum workshop. Perencanaan yang dilakukan seperti menentukan tujuan, peserta yang hadir, tempat pelaksanaan workshop, agenda dan rencana tindak lanjut. Perencanaan workshop yang matang memberikan pengaruh yang besar pada keberlangsungan workshop dan semua orang yang terlibat. Berikut 5 kiat dalam merencanakan workshop yang sukses.
Tentukan Tujuan
Sebelum membuat rencana workshop, Anda harus menentukan tujuan diadakannya workshop. Dengan menentukan tujuan workshop, Anda bisa mengetahui hal apa yang ingin dicapi dari diadakannya workshop. Anda bisa menentukan tujuan workshop dengan teknik S.M.A.R.T (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-based).
Specific (Spesifik) : Apa yang akan Anda capai? Apa yang akan Anda lakukan?
Measurable (Terukur) : Data apa yang akan Anda gunakan untuk memutuskan apakah Anda telah mencapai tujuan?
Achieveable (Dapat dicapai) : Apakah Anda yakin bisa melakukan ini? Apakah Anda memiliki keterampilan dan sumber daya yang tepat?
Relevant (Relevan) : Apakah tujuannya selaras dengan tujuan tim atau organisasi Anda? Apa pengaruhnya terhadap hasil?
Time-bound (Dibatasi waktu) : Berapa batas waktu untuk mencapai tujuan tersebut?
Tentukan Siapa yang akan Hadir
Anda harus mengetahui siapa yang akan hadir dalam workshop sesuai dengan tujuan Anda. Jika tujuan workshop Anda adalah untuk memberikan solusi terperinci atas suatu masalah, Anda membutuhkan 10 peserta kunci atau kurang. Jika tujuan Anda berfokus pada pendidikan, Anda akan membutuhkan kelompok yang jauh lebih besar, kemudian dibagi menjadi kelompok-kelompok kecil untuk berdiskusi.
Buatlah daftar siapa saja yang perlu hadir dalam workshop. Cobalah untuk membuat daftar hadir dengan spesifik.
Pilih Tempat Pelaksanaan yang Tepat
Jika Anda memiliki 10 peserta, maka ruang konferensi cukup untuk peserta. Namun jika peserta Anda sebanyak 50 orang, Anda harus mencari tempat yang lebih luas.
Anda juga harus memikirkan tentang logistik dan praktikal workshop Anda secara detail saat memilih tempat kegiatan. Apakah semua orang dapat melihat alat bantu visual? Jika Anda memerlukan teknologi tertentu, seperti telekonferensi, apakah tempat yang digunakan akan mendukung teknologi tertentu? Apakah ada fasilitas yang sesuai untuk sesi breakout? Apakah semua orang dapat mencapai tempat tersebut? Apakah Anda perlu memberikan akomodasi untuk orang-orang yang datang dari lokasi yang jauh? Dan fasilitas katering apa yang disediakan oleh tempat tersebut?
Buat Rincian Kegiatan
Sekarang setelah Anda mengetahui tujuan workshop Anda dan siapa yang akan hadir, Anda dapat mulai membuat garis besar tentang bagaimana Anda akan mencapai tujuan workshop tersebut.
Topik utama : Buat daftar topik utama untuk didiskusikan, lalu bagi setiap topik besar menjadi detail yang ingin Anda komunikasikan kepada audiens Anda.
Alat bantu visual : Jika Anda ingin menggunakan alat bantu visual saat menjelaskan materi, buatlah daftar alat bantu visual yang Anda gunakan pada setiap topik. Jika Anda memerlukan pekerja teknis, hal ini akan membantu Anda saat menjelaskan materi menggunakan alat bantu visual.
Diskusi dan kegiatan : Luangkan waktu untuk membuat daftar diskusi kelompok dan kegiatan mana yang akan Anda lakukan pada saat workshop berlangsung. Berapa banyak waktu yang Anda berikan untuk setiap sesi? Pastikan kegiatan dalam workshop Anda sesuai dengan ukuran kelompok peserta, dan pastikan tempat dilaksanakan workshop Anda memiliki sumber daya (misalnya, ruang seminar) yang diperlukan untuk menyelenggarakan setiap sesi.
Buat Rencana Tindak Lanjut
Langkah terakhir yang dilakukan yaitu membuat rencana tindak lanjut untuk mengetahui apakah workshop Anda berjalan dengan sukses. Buatlah kuesioner kepada semua peserta di akhir kegiatan workshop, dan beri mereka kesempatan untuk menyampaikan pendapat mereka tentang seberapa baik workshop berjalan. Dengan cara tersebut, Anda bisa mengetahui hal apa yang perlu diperbaiki dalam kegiatan workshop sehingga bisa diterapkan untuk kegiatan workshop selanjutnya.
Cara lainnya yaitu Anda bisa memberikan quiz melalui email kepada peserta workshop. Dengan cara tersebut, Anda bisa melihat apakah workshop yang telah diadakan dapat dipahami oleh peserta. Seminggu setelah workshop diadakan, Anda bisa bertanya kepada peserta melalui email tentang keterampilan apa yang mereka dapat dalam workshop.
Itulah 5 kiat dalam merencanakan workshop yang sukses. Mari buat workshop yang sukses dan efektif bersama DIPDOP. Hubungi DIPDOP sekarang juga untuk dapatkan layanan workshop untuk bisnis Anda.
Sumber :
https://www.mindtools.com/aeffdn2/planning-a-workshop
