Dipdop.net – Dalam dunia bisnis, terutama bagi pebisnis pemula, sering kali muncul fenomena unik: menjadi seorang CEO yang bukan berarti Chief Executive Officer, melainkan Chief Everything Officer. Pada tahap ini, seorang pemilik bisnis memegang semua tugas secara mandiri, mulai dari membuat materi copywriting, menjalankan iklan, negosiasi dengan supplier, membalas chat pelanggan, memproses order, hingga mengirim barang dan melakukan packing. Semua pekerjaan dilakukan tanpa bantuan tim. Ini adalah fase awal yang umum dialami banyak orang yang baru memulai usaha. Namun, jika kondisi ini dibiarkan terlalu lama tanpa manajemen waktu yang memadai, dampaknya justru bisa menjadi penghambat perkembangan bisnis itu sendiri.
Riset dari Harvard Business Review menemukan bahwa sekitar 34% UMKM gagal bukan karena kualitas produk yang buruk atau kurangnya permintaan pasar, tetapi karena pemilik bisnis mengalami kelelahan kerja atau burnout. Lelah secara fisik dan mental membuat produktivitas menurun dan kreativitas terhambat. Banyak pebisnis merasa telah bekerja tanpa henti dari pagi hingga malam, tetapi tidak merasakan kemajuan berarti dalam bisnis. Rasa letih pun bercampur dengan frustrasi karena hasil tidak sebanding dengan energi yang dikeluarkan. Di titik inilah manajemen waktu menjadi kunci utama, bukan sekadar bekerja keras.
Baca Juga: Lebih Cuan Mana: Jualan Produk Sendiri atau Jadi Reseller? Ini Jawabannya!
Menggunakan Eisenhower / Hor Matrix untuk Memetakan Pekerjaan
Salah satu teknik sederhana namun sangat efektif untuk mengontrol waktu dan pekerjaan adalah Eisenhower Matrix, atau dalam beberapa referensi disebut Hor Matrix. Cara kerjanya adalah dengan mengelompokkan pekerjaan berdasar urgensi dan kepentingannya. Namun sebelum melakukan pengelompokan ini, langkah pertama yang sangat penting adalah menginventarisasi semua aktivitas yang dilakukan, mulai dari hal kecil hingga besar. Misalnya, membuat materi konten, riset produk, negosiasi dengan supplier, memproses pesanan, sampai mengecek statistik penjualan harian. Setelah semua aktivitas ditulis, barulah proses klasifikasi dimulai.
Pekerjaan yang termasuk penting dan mendesak harus langsung dikerjakan tanpa ditunda, inilah kategori “do”. Lalu ada pekerjaan yang penting tapi tidak mendesak, kategori “delay” yang memang harus dijadwalkan agar tidak terlupakan namun tidak perlu segera dilakukan hari itu juga. Kemudian ada tugas-tugas yang mendesak tetapi sebenarnya tidak penting bagi owner, tugas seperti ini masuk kategori “delegate”. Misalnya membalas komentar media sosial, membuat desain sederhana, atau memproses kemasan pesanan. Kegiatan tersebut penting untuk bisnis, tetapi tidak harus dilakukan oleh pemilik sendiri. Lalu ada kategori terakhir yaitu tugas yang tidak penting dan tidak mendesak, kategori “delete”. Tugas dalam kategori ini sering kali hanya pengganggu produktivitas, seperti mengecek pesan pribadi terlalu sering atau melakukan hal-hal yang tidak memberikan dampak nyata.
Time Blocking: Cara Fokus Bekerja Tanpa Terganggu
Selain pemetaan tugas berbasis prioritas, metode kerja yang banyak digunakan oleh entrepreneur produktif adalah time blocking. Ini adalah teknik mengalokasikan blok waktu khusus untuk satu jenis pekerjaan tertentu. Misalnya seseorang menjadwalkan waktu pukul 10 pagi hingga 12 siang khusus untuk membuat konten. Selama periode ini, mereka tidak akan membuka pesan WhatsApp, tidak membuka media sosial, tidak melakukan pekerjaan lain di luar fokus tersebut. Dengan demikian, perhatian tidak tercurah ke banyak hal sekaligus dan efektivitas meningkat drastis.
Penggunaan Google Calendar menjadi sangat penting dalam metode ini. Dengan kalender kerja yang disusun secara rapi, hari-hari dalam seminggu terlihat seperti desain sistematis: ada waktu untuk bekerja kreatif, waktu untuk urusan operasional, waktu bertemu klien atau supplier, dan waktu untuk merencanakan strategi. Ini membantu pebisnis menutup pintu terhadap distraksi dan tetap pada jalur kerja yang telah ditentukan.
Delegasi dan Pemanfaatan Tim atau Teknologi
Namun, pada titik tertentu, pemilik bisnis harus mulai menyadari bahwa mengerjakan semuanya sendiri bukanlah tanda kedisiplinan atau ketelatenan, melainkan tanda belum mampu mendelegasikan. Di sinilah level berikutnya dari manajemen bisnis dimulai: membangun tim atau memanfaatkan tenaga luar. Delegasi adalah langkah penting untuk berkembang dari pekerja di bisnis menjadi pemimpin bagi bisnis. Data dari Fiverr pada 2023 menunjukkan bahwa sekitar 60% UMKM di Amerika mampu bertahan karena memanfaatkan freelancer untuk sebagian pekerjaan operasional. Ini menunjukkan bahwa delegasi tidak harus selalu dimulai dengan pegawai tetap; bisa juga mulai dari outsourcing ringan.
Jika bekerja dengan freelancer terasa merepotkan, teknologi AI kini berperan sebagai asisten virtual yang sangat membantu. Dari perancangan desain visual, penyusunan konten, brainstorming strategi bisnis, hingga membuat presentasi, banyak yang bisa dilakukan dengan bantuan AI. Di sini, yang dituntut bukan tenaga tetapi kecerdikan dalam memanfaatkan alat yang tersedia.
Baca Juga: Cara Jualan Tanpa Terlihat Jualan: Rahasia Soft Selling di Tahun 2025
Kesimpulan
Pada akhirnya, bisnis bukan hanya tentang bekerja keras, tetapi bekerja dengan SMART: terstruktur, terarah, dan berbasis prioritas. Dengan pemetaan aktivitas, penggunaan time blocking, manajemen kalender, delegasi, dan pemanfaatan teknologi, pemilik bisnis bisa menjauh dari jebakan Chief Everything Officer dan benar-benar menjalankan fungsinya sebagai Chief Executive Officer. Bukan sekadar pekerja, tetapi pemimpin yang mengarahkan bisnis menuju pertumbuhan yang sehat dan berkelanjutan.
Kunjungi Dipdop.net untuk dapatkan lebih banyak insight dan tips kreatif buat UMKM seperti kamu!(BRF)
